FontAgent Pro je sám o sobě poměrně nenáročná aplikace navržená pro snadnou správu i velkého množství písem, které lze v programu podle potřeby hromadně aktivovat a zabránit tak například typickému zpomalování reakcí systému. Základem programu je přehledné grafické rozhraní s výstižnými ovládacími ikonkami, náhledem písem, jejich stromovou strukturou a integrovaným přehrávačem písem. Font player funguje podobně jako například slideshow v prohlížečích digitálních fotografií – stačí si označit písma k prohlížení a spustit přehrávač, který pak bude postupně zobrazovat ukázky jednotlivých fontů, mezi kterými lze také ručně krokovat.

FontAgent Pro 4.0 pracuje s fonty jako jednoduchá databáze, která si jednotlivá písma ukládá do uživatelem stanovených knihoven. Knihovny se tváří jako adresáře (jimiž ve skutečnosti jsou) a jejich obsah lze podle potřeby aktivovat či deaktivovat. Nemusíte mít tedy současně aktivní všechny fonty, nýbrž jen ty sady, které skutečně při práci potřebujete.

Importní dialog pro vložení písem do knihovny obsahuje také funkce pro optimalizaci fontů a generuje zprávu o případných problémech například s chybějícími částmi písem, duplicitními fonty či (v tom horším případě) poškozenými fonty, které nelze korektně importovat a posléze tudíž ani správně aktivovat.

FontAgent Pro 4.0 pracuje i jako koncový klient pro FontAgent Pro Server, ten je však zatím k dispozici pouze ve verzi pro Mac OS X. Architektura server/klient ve FontAgent Pro umí fonty jednoduše synchronizovat podle nastavených kritérií, obecně se jedná o synchronizaci jednotlivých knihoven fontů pro cílové klienty.

Součástí FontAgent Pro 4.0 je funkce pro vyhledávání fontů v rámci celé databáze fontů (i na Internetu), program přitom umí prohledávat nejen názvy fontů, ale také jejich eventuální metadata. Přesunem písem do jiné knihovny můžete fonty jednoduše archivovat, systémový adresář pochopitelně zůstává nedotčený. Užitečnou funkcí manažeru písem je schopnost automaticky přejmenovat dost časté originální alfanumerické „šifry“ názvů písem podle reálného názvu písma, podle kterého lze písma snadněji vyhledat.

Tvorba vzorníků fontů patří mezi slabší stránky programu. K dispozici máte pouze jeden předem daný typ šablony, podle které FontAgent Pro 4.0 vytiskne vzorník detailů fontů, přičemž obsah textu ve vzorníku určuje aktuálně používaný typ náhledu.